Validierung und Fehler
Fehler bei Lieferdatum und Leistungszeitraum
Leistungsdaten sind fachlich wichtig, weil sie Steuerperiode, Abgrenzung und Prüfung durch den Empfänger beeinflussen.
Zuletzt fachlich geprüft: 2. Juni 2026
Was der Fehler bedeutet
Der strukturierte Teil enthält kein plausibles Lieferdatum, einen falschen Leistungszeitraum oder widersprüchliche Datumsangaben.
Typische Ursachen
- ERP exportiert nur das Rechnungsdatum.
- Start- und Enddatum des Leistungszeitraums sind vertauscht.
- Teilleistungen stehen auf Positionsebene, werden aber im Kopf erwartet.
- Freitext im PDF wurde nicht strukturiert gemappt.
Korrektur
Klären Sie, ob die Leistung über ein einzelnes Datum oder einen Zeitraum beschrieben werden muss. Danach muss das ERP die Datumswerte in die passenden XML-Felder exportieren.
Welche Datumslogik zuerst geklärt werden muss
Viele Fehler entstehen, weil Teams Rechnungsdatum, Lieferdatum, Leistungszeitraum, Buchungsdatum und Freitext-Hinweise gleich behandeln. Für die strukturierte Rechnung sind diese Angaben aber nicht austauschbar. Das Rechnungsdatum identifiziert den Belegzeitpunkt, während Lieferdatum oder Leistungszeitraum beschreiben, wann die Leistung erbracht wurde.
Bevor ein ERP-Feld geändert wird, sollte fachlich klar sein, ob die Rechnung eine Warenlieferung, eine Dienstleistung über einen Zeitraum, mehrere Teilleistungen oder eine pauschale Leistung beschreibt. Erst danach lässt sich entscheiden, ob die Information im Rechnungskopf, auf Positionsebene oder als ergänzende Beschreibung stehen soll.
Typische Diagnosefragen
| Frage | Warum sie wichtig ist |
|---|---|
| Ein Datum oder Zeitraum? | Ein einzelnes Lieferdatum wird anders gelesen als ein Leistungszeitraum. |
| Kopf oder Position? | Mehrere Positionen können unterschiedliche Leistungszeiträume haben. |
| Freitext oder Struktur? | PDF-Text hilft Menschen, ersetzt aber kein strukturiertes Datum. |
| Rechnungsdatum verwechselt? | Das Rechnungsdatum darf nicht als Ersatz für die Leistung dienen. |
Korrektur im Prozess
- Fachlichen Leistungsfall klären: Lieferung, Dienstleistung, Zeitraum oder Teilleistung.
- ERP-Erfassungsfeld für Leistungsdatum oder Leistungszeitraum identifizieren.
- Exportmapping prüfen, damit Freitext nicht die einzige Quelle bleibt.
- Bei wiederkehrenden Leistungen eine Musterrechnung als Testfall anlegen.
- Korrigierte Datei erneut validieren und mit dem lesbaren Bericht vergleichen.
Mini-Beispiel
Ein Dienstleister rechnet monatliche Betreuung ab. Im PDF steht 'Leistungszeitraum Mai 2026', im XML wird aber nur das Rechnungsdatum exportiert. Der Empfänger kann die Leistung nicht sauber abgrenzen. Die Korrektur liegt in der Auftragserfassung oder im ERP-Export: Der Leistungszeitraum muss strukturiert aus der Leistungsperiode kommen, nicht aus einem Textbaustein im Layout.
Praktische Checkliste
- Leistungslogik fachlich klären
- Kopf- und Positionsdaten prüfen
- Start- und Enddatum vergleichen
- Rechnungsdatum nicht als Ersatz nutzen
- Freitext nicht als Ersatz verwenden
- Testrechnung validieren
Praktischer Merksatz
Ein lesbarer Hinweis im PDF ist keine strukturierte Leistungsangabe.