2025
Neue Definition und Empfang
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Ein einfaches PDF gilt seitdem als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung.
E-Rechnung Pflicht
E-Rechnung Pflicht 2025, 2027 und 2028
Die Einführung der E-Rechnung im deutschen B2B-Bereich läuft stufenweise. Seit 2025 zählt nicht mehr jedes PDF als E-Rechnung; maßgeblich ist ein strukturiertes elektronisches Format, das elektronisch verarbeitet werden kann.
2025–2026
Übergangsphase für Aussteller
Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller statt einer E-Rechnung weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Für andere elektronische Formate als E-Rechnung bleibt die Zustimmung des Empfängers relevant.
2027
Umsatzabhängige Verlängerung
Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2027. Bestimmte EDI-Verfahren können ebenfalls bis Ende 2027 weiter genutzt werden.
2028
Regelbetrieb im B2B-Bereich
Nach Ablauf der Übergangsfristen ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E-Rechnung grundsätzlich verpflichtend, soweit keine Ausnahme greift.
Für wen die Pflicht relevant ist
Die B2B-Regelung betrifft inländische Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts. Entscheidend sind der konkrete Umsatz, der Rechnungsaussteller, der Empfänger und mögliche Ausnahmen.
- Betroffener Kernfall
- Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, wenn eine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht besteht.
- Nicht der gleiche Bereich
- B2G-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber folgen eigenen Regeln wie der E-Rechnungsverordnung; beide Regelwerke können nebeneinander relevant sein.
- Typische Ausnahmen
- B2C-Umsätze, viele steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern sind gesondert zu prüfen.
- Empfang
- Für inländische Unternehmen bestehen laut BMF keine allgemeinen Ausnahmen von der Fähigkeit, E-Rechnungen empfangen zu können; auch Kleinunternehmer müssen empfangen können.
Zeitplan in der Praxis
Die Jahreszahlen werden oft verwechselt. Wichtig ist die Trennung zwischen Empfangsfähigkeit, Übergangsregeln für die Ausstellung und tatsächlichem Regelbetrieb.
| Datum | Regel | Praktischer Schritt |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | Neue Definition der E-Rechnung und Empfangsfähigkeit | Eingehende XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien erkennen, anzeigen und prüfen können. |
| 2025–2026 | Sonstige Rechnungen bleiben im Rahmen der Übergangsregelung möglich | PDFs nicht mehr als echte E-Rechnung behandeln; trotzdem Lieferantenprozesse geordnet testen. |
| 2027 | Verlängerte Übergangsregelung für Aussteller bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz und bestimmte EDI-Fälle | Eigene Ausgangsrechnungsszenarien produktionsnah validieren. |
| Ab 2028 | E-Rechnung wird für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich zum Regelweg | Empfang, Erstellung, Validierung, Korrektur und Archivübergabe stabil betreiben. |
PDF, XRechnung und ZUGFeRD richtig einordnen
Seit 2025 kommt es nicht auf den Dateinamen oder die E-Mail an, sondern auf die strukturierte elektronische Rechnungsschicht. Bei hybriden Formaten ist der strukturierte Teil maßgeblich, wenn er vom sichtbaren PDF abweicht.
Einfaches PDF
Seit 2025 keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
Nur in Übergangs- oder Ausnahmefällen akzeptieren; nicht als strukturierte Rechnung validieren.
XRechnung
Reine strukturierte XML-Rechnung ohne eingebettete PDF-Ansicht.
Viewer und Validierungsbericht bereitstellen, damit Buchhaltung und Lieferant Fehler verstehen.
ZUGFeRD / Factur-X
Hybrides PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Rechnung.
Nicht nur die PDF-Ansicht prüfen; XML-Profil und strukturierte Pflichtangaben validieren.
Vorbereitung nach Rolle
Die Pflicht wird operativ leichter, wenn Empfang, Ausstellung und Fehlerbehebung getrennt vorbereitet werden.
Buchhaltung
- Zentrale Empfangsadresse oder Eingangskanal festlegen.
- XML-Rechnungen lesbar darstellen und nicht als defekte Anhänge behandeln.
- Klare Regel definieren, wann eine Rechnung zurückgewiesen oder zur Korrektur angefragt wird.
ERP und Software
- Exportprofile für XRechnung und ZUGFeRD mit echten Beispielen testen.
- Pflichtfelder, Steuerkategorien, Rundungen, Käuferreferenzen und Zahlungsdaten validieren.
- Korrekturrechnungen, Gutschriften und gemischte Steuersätze als eigene Testfälle aufnehmen.
Management
- Übergangsfristen nicht als Wartezeit behandeln.
- Lieferanten- und Kundenkommunikation für Fehlerberichte vorbereiten.
- Verantwortung für Datenschutz, Aufbewahrung und Supportwege klären.
Was Unternehmen praktisch tun können
- Prüfen, ob die eigene Software XRechnung, ZUGFeRD oder Factur-X sauber exportiert
- Eingehende XML- und Hybrid-PDF-Rechnungen technisch lesbar machen
- Fehlerberichte so aufbereiten, dass Anbieter oder Buchhaltung handeln können
- Sensible Rechnungsdaten nicht in Marketing- oder Analytics-Systeme geben
Hinweis
Diese Seite bietet eine praktische technische Orientierung und keine Rechts-, Steuer-, GoBD- oder Buchhaltungsberatung. Für verbindliche Einordnung sind die offiziellen Informationen, das BMF-Schreiben, die BMF-FAQ und Ihre steuerliche Beratung maßgeblich.
Weitere B2G-Informationen des Bundes finden Sie unter e-rechnung-bund.de.