Recht und Fristen
E-Rechnung 2025 bis 2028: Fristen, Übergangsregeln und nächste Schritte
Diese Zeitleiste ordnet die deutschen E-Rechnungsfristen nach Jahren ein und zeigt, welche Entscheidungen Unternehmen jetzt treffen sollten.
Zuletzt fachlich geprüft: 3. Juni 2026
Kurzantwort
Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung im deutschen B2B-Kontext grundsätzlich nur noch eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF ist seitdem keine E-Rechnung mehr, sondern eine sonstige Rechnung.
Die wichtigste Trennung lautet: Empfangen können müssen inländische Unternehmen grundsätzlich bereits seit 2025. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln bis Ende 2026 beziehungsweise unter bestimmten Voraussetzungen bis Ende 2027. Ab 2028 sollte der Regelbetrieb auf strukturierte E-Rechnungen ausgelegt sein.
Diese Seite ist die Zeitleiste
Die vollständige rechtliche Einordnung mit Definition, Ausnahmen und Formatbezug steht im kanonischen Leitfaden zur E-Rechnungspflicht. Diese Seite dient als kompakte Jahresplanung und verweist bewusst dorthin.
Zeitachse 2025 bis 2028
| Datum oder Zeitraum | Was gilt praktisch? | Was Unternehmen tun sollten |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | Die neue Definition der E-Rechnung gilt für nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführte Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Empfang strukturierter E-Rechnungen muss grundsätzlich möglich sein. | E-Mail-Eingang, Zuständigkeit, Viewer, Validierung und Archivprozess festlegen. Lieferanten darüber informieren, wohin strukturierte Rechnungen gesendet werden sollen. |
| 2025 bis 2026 | Rechnungsaussteller können für Übergangsfälle weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Ein einfaches PDF ist aber keine E-Rechnung im neuen Sinn. | Nicht nur warten: ERP-Export testen, Pflichtfelder bereinigen, typische Kundenanforderungen sammeln und Fehlerberichte vor dem Versand prüfen. |
| 2027 | Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro kann die Übergangsfrist für sonstige Rechnungen bis Ende 2027 verlängert sein. Bestimmte EDI-Verfahren können ebenfalls bis Ende 2027 weiter genutzt werden. | Umsatzgrenze und EDI-Setup mit Steuerberatung und ERP-Anbieter prüfen. Vertragliche Kundenanforderungen können früher eine E-Rechnung verlangen. |
| Ab 2028 | Nach Ablauf der Übergangsfristen ist bei betroffenen Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich die E-Rechnung der Regelweg, soweit keine Ausnahme greift. | Regelbetrieb absichern: Exportversionen dokumentieren, Validierung automatisieren, Korrekturprozesse definieren und Mitarbeitende schulen. |
Empfangen und Ausstellen nicht verwechseln
Viele Missverständnisse entstehen, weil Empfang und Ausstellung in derselben Diskussion vermischt werden. Die Empfangsfähigkeit betrifft die Frage, ob Ihr Unternehmen eine strukturierte Rechnung annehmen und intern bearbeiten kann. Die Ausstellungspflicht betrifft die Frage, wann Sie selbst eine strukturierte Rechnung an Kunden senden müssen.
- Empfang: mindestens ein klarer elektronischer Eingang, ein Viewer oder Prüfwerkzeug und ein Prozess für Rückfragen an Lieferanten.
- Ausstellung: ERP- oder Rechnungssoftware muss EN-16931-konforme Daten erzeugen und je nach Kunde XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X oder ein anderes zulässiges Format ausgeben.
- Validierung: technische XML-Gültigkeit reicht nicht aus; auch EN-16931-Regeln, nationale Profile und Kundenanforderungen können relevant sein.
- Kommunikation: Lieferanten und Kunden sollten wissen, welche Adresse, welches Format und welche Referenzangaben erwartet werden.
Was bedeutet das für PDF-Rechnungen?
Ein normales PDF kann in den Übergangszeiträumen weiterhin als sonstige Rechnung vorkommen, ist aber seit 2025 keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD oder Factur-X ist der strukturierte XML-Teil entscheidend.
Praktisch heißt das: Unternehmen sollten PDF-Workflows nicht abrupt abschalten, aber sie sollten klar markieren, ob eine Datei nur ein PDF ist oder ob sie eine eingebettete strukturierte Rechnung enthält.
Ausnahmen und Grenzfälle bewusst prüfen
Die Zeitleiste ersetzt keine Prüfung des konkreten Umsatzes. Die BMF-FAQ nennt unter anderem B2C-Umsätze, viele steuerfreie Umsätze, Kleinbeträge bis 250 Euro, Fahrausweise, Leistungen von Kleinunternehmern und bestimmte Leistungen an nichtunternehmerische juristische Personen als Fälle, in denen keine E-Rechnung ausgestellt werden muss oder die Pflicht anders einzuordnen ist.
Diese Ausnahmen bedeuten nicht automatisch, dass keine strukturierte Rechnung sinnvoll ist. Für größere Kunden, öffentliche Auftraggeber, Konzernprozesse oder ERP-Automatisierung kann ein strukturierter Standard trotzdem verlangt oder praktisch vorteilhaft sein.
Planung nach Unternehmensrolle
| Rolle | Typische Frage | Konservative Planung |
|---|---|---|
| Kleines B2B-Unternehmen | Müssen wir schon 2025 alles senden können? | Empfang sofort absichern, Ausstellung spätestens 2027/2028 produktiv beherrschen und Kundenwünsche früher berücksichtigen. |
| Buchhaltungsteam | Wie lesen wir XRechnung ohne PDF-Bild? | Viewer, Validierung und interne Weitergabe definieren; strukturierte Daten und lesbare Darstellung getrennt behandeln. |
| ERP-Team | Welches Format bauen wir zuerst? | Kundenlandschaft prüfen: XRechnung für viele formale Anforderungen, ZUGFeRD/Factur-X für hybride PDF+XML-Workflows. |
| Geschäftsführung | Wann entsteht Risiko? | Nicht erst am Fristende: fehlerhafte Stammdaten, fehlende Leitweg-ID, Steuerlogik und Zahlungsdaten verursachen Ablehnungen. |
Nächste Schritte
- Lesen Sie zuerst den kanonischen Leitfaden zur E-Rechnungspflicht, wenn Sie die rechtliche Grundlogik, Ausnahmen und Formate vollständig einordnen wollen.
- Prüfen Sie anschließend, ob Ihr Unternehmen E-Rechnungen empfangen kann und ob Ihre Software XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X korrekt erzeugt.
- Validieren Sie echte Beispieldateien vor dem Versand, nicht erst nach einer Kundenablehnung.
- Dokumentieren Sie, welche Kunden ab welchem Zeitpunkt welches Format und welche Referenzangaben verlangen.
Keine Rechtsberatung
Diese Seite übersetzt offizielle Vorgaben in eine praktische Planung. Für steuerliche Einzelfragen, Übergangsgrenzen und Sonderfälle sollte die Steuerberatung oder die zuständige Stelle einbezogen werden.
Praktische Checkliste
- Empfangsadresse und Zuständigkeit für E-Rechnungen festlegen
- XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X mit echten Beispieldateien testen
- PDF-Rechnungen klar von strukturierten E-Rechnungen unterscheiden
- Umsatzgrenze, EDI-Übergang und Ausnahmen mit Steuerberatung prüfen
- Kundenanforderungen, Leitweg-IDs und Pflichtreferenzen dokumentieren
- Validierung vor dem Versand in den Standardprozess aufnehmen
Merksatz für die Planung
2025 ist nicht nur ein Startdatum für Juristen. Seit 2025 müssen Unternehmen empfangsbereit sein; die Übergangsfristen verschaffen vor allem Zeit, den Versand zuverlässig zu machen.