Recht und Fristen
E-Rechnung ausstellen: Wer betroffen ist und wie Unternehmen vorgehen
Die Ausstellungspflicht betrifft vor allem bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Diese Seite übersetzt die Pflicht in einen praktischen Entscheidungs- und Umsetzungsprozess.
Zuletzt fachlich geprüft: 3. Juni 2026
Direkte Antwort
Eine E-Rechnung muss grundsätzlich ausgestellt werden, wenn ein umsatzsteuerlich relevanter Umsatz zwischen inländischen Unternehmern vorliegt, eine Rechnungspflicht besteht und keine Ausnahme oder Übergangsregel greift.
Für Rechnungsaussteller ist die praktische Frage deshalb nicht nur: „Gilt die Pflicht irgendwann?“ Entscheidend ist: Ist der konkrete Kunde Unternehmer, ist der Umsatz im Anwendungsbereich, gilt eine Ausnahme, darf noch eine Übergangsregel genutzt werden und kann die Software eine valide strukturierte Rechnung erzeugen?
Abgrenzung
Der Hauptleitfaden erklärt die gesamte E-Rechnungspflicht. Diese Seite konzentriert sich auf den Blick des Ausstellers: Entscheidung vor dem Versand, Formatwahl, Validierung, Korrektur und Kundenanforderungen.
Entscheidungslogik vor dem Versand
| Frage | Warum sie wichtig ist | Praktische Konsequenz |
|---|---|---|
| Ist der Empfänger Unternehmer im Inland? | Die B2B-Pflicht knüpft an Umsätze zwischen inländischen Unternehmern an. | Kundentyp, Sitz, beteiligte Betriebsstätte und Rechnungsadresse sauber im ERP pflegen. |
| Besteht überhaupt eine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht? | Die E-Rechnungspflicht setzt eine Rechnungspflicht voraus. | B2C-Umsätze und viele steuerfreie Umsätze nicht automatisch wie verpflichtende B2B-E-Rechnungen behandeln. |
| Greift eine ausdrückliche Ausnahme? | BMF nennt unter anderem Kleinbeträge, Fahrausweise, Leistungen von Kleinunternehmern und bestimmte Leistungen an nichtunternehmerische juristische Personen. | Ausnahmelogik dokumentieren, damit der Versandprozess nicht je Sachbearbeiter unterschiedlich entscheidet. |
| Darf eine Übergangsregel genutzt werden? | 2025/2026 und unter Voraussetzungen 2027 können sonstige Rechnungen noch zulässig sein. | Trotz Übergang strukturierten Export und Validierung testen, weil Kunden früher E-Rechnungen verlangen können. |
| Welche technischen Empfängeranforderungen gelten? | B2B-Kunden, Portale und öffentliche Auftraggeber können unterschiedliche Felder, Profile und Routingdaten verlangen. | Format, Käuferreferenz, Leitweg-ID, Bestellnummer und Portalvorgaben vor dem Versand klären. |
Übergangsregeln richtig einordnen
Die Übergangsregeln erleichtern vorübergehend die Art der Rechnungsausstellung, sie verschieben aber nicht die Notwendigkeit, die eigenen Systeme vorzubereiten. Ab 2025 und 2026 können in vielen Fällen noch sonstige Rechnungen verwendet werden; für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro kann dies unter Voraussetzungen bis Ende 2027 gelten.
Daneben gibt es eine Übergangsmöglichkeit für bestimmte EDI-Verfahren bis Ende 2027. Diese Punkte müssen konkret geprüft werden, weil Umsatzgrenzen, Kundenanforderungen, Vertragslage und technische Verfahren zusammenwirken.
Formatwahl: XRechnung, ZUGFeRD oder anderes zulässiges Format
Eine zulässige E-Rechnung muss strukturierte Daten enthalten, die eine elektronische Verarbeitung ermöglichen und in der Praxis an EN 16931 ausgerichtet sind. XRechnung ist ein reines XML-Format; ZUGFeRD/Factur-X ist ein hybrides Format mit PDF und eingebettetem XML.
Für B2B kann je nach Kunde beides sinnvoll sein. Für B2G sind Portal- und Profilvorgaben häufig strenger. Die Formatentscheidung sollte deshalb nicht nur aus Sicht der eigenen Software getroffen werden, sondern aus Sicht des Empfängers.
B2B, B2G und Leitweg-ID nicht verwechseln
Im B2B-Bereich wird grundsätzlich keine Leitweg-ID benötigt. Sie ist vor allem bei Rechnungen an Behörden im B2G-Bereich relevant. Das BMF weist zugleich darauf hin, dass das Feld BT-10 für eine Käuferreferenz genutzt werden kann und im B2G-Bereich typischerweise die Leitweg-ID enthält.
Praktisch heißt das: Ein B2B-Kunde kann eine Käuferreferenz oder Bestellnummer verlangen, auch wenn keine Leitweg-ID im engeren Sinn erforderlich ist. Diese Anforderung sollte im ERP als Kundenanforderung gepflegt werden.
Was technisch vorbereitet werden muss
- ERP oder Rechnungssoftware muss ein zulässiges strukturiertes Format erzeugen.
- Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen, nicht nur in einem PDF-Anhang.
- Stammdaten für Kunden, Steuerkategorien, Einheiten, IBAN, Bestellreferenzen und Leistungsdatum müssen sauber sein.
- Die Datei sollte vor Versand gegen XML, EN 16931, Profilregeln und Empfängeranforderungen validiert werden.
- Korrekturen und Gutschriften müssen ebenfalls als strukturierte Rechnung erzeugt und eindeutig auf den ursprünglichen Vorgang bezogen werden können.
Testfälle für den produktiven Start
| Testfall | Warum testen? | Typischer Fehler |
|---|---|---|
| Standardrechnung mit 19 Prozent Umsatzsteuer | Baseline für Felder, Steuer und Summen. | Rundungsdifferenzen oder fehlende Zahlungsdaten. |
| Mehrere Steuersätze | Prüft Steueraufschlüsselung und Summenlogik. | Steuerkategorie oder TaxSubtotal passt nicht. |
| Reverse Charge | Andere Steuerlogik und Pflichttexte. | Falsche Steuerkategorie oder fehlender Hinweis. |
| Rabatte und Zuschläge | Prüft Allowance/Charge-Logik. | Rabatt nur im PDF erklärt, aber nicht strukturiert abgebildet. |
| Gutschrift oder Korrektur | Prüft Rechnungstyp und Bezug. | Falscher Dokumenttyp oder fehlender Bezug zur ursprünglichen Rechnung. |
| Öffentlicher Auftraggeber | Prüft B2G-Routing und Leitweg-ID. | BT-10, Portalvorgaben oder Profilanforderungen fehlen. |
Keine Rechtsberatung
Konservative Einordnung
Diese Seite hilft, aus offiziellen Vorgaben einen technischen und organisatorischen Versandprozess abzuleiten. Ob ein konkreter Umsatz unter die Pflicht, eine Ausnahme oder eine Übergangsregel fällt, sollte steuerlich geprüft werden.
Praktische Checkliste
- Kunden und Umsätze nach B2B, B2G, B2C und Ausnahmen klassifizieren
- Übergangsregel, Umsatzgrenze und EDI-Verfahren mit Steuerberatung prüfen
- ERP-Exportformat, Profilversion und Pflichtfelder dokumentieren
- Kundenanforderungen wie Käuferreferenz, Bestellnummer oder Leitweg-ID pflegen
- Typische Testrechnungen vor Versand validieren
- Korrekturprozess für Fehlerberichte, Gutschriften und Rechnungsberichtigungen definieren
Praktischer Merksatz
Die Ausstellungspflicht entscheidet sich rechtlich am Umsatz. Ob die Rechnung akzeptiert wird, entscheidet sich praktisch an Format, Pflichtfeldern, Referenzen und Validierung.