E-Rechnung vor Peppol-Versand prüfen

Peppol ist vor allem ein Netzwerk- und Regelrahmen für die Übertragung strukturierter Geschäftsdokumente. Es beantwortet die Frage, wie eine E-Rechnung über Access Points an den richtigen Empfänger gelangt. E-Rechnung Check beantwortet eine andere Frage: Ist die Datei vor dem Versand gültig, lesbar und verständlich?

Das ist besonders wichtig, wenn eine kleine Buchhaltung oder ein Lieferant nicht jeden Fehler erst nach dem Upload, nach der Peppol-Übertragung oder durch eine Kundenreklamation sehen möchte. Eine Vorabprüfung ist der praktische Preflight-Check vor Peppol, Portal-Upload, E-Mail oder ERP-Import.

Peppol BIS Billing 3.0 enthält eigene Spezifikationen und Validierungsregeln. Access Points, Portale oder Empfängersysteme können eine Rechnung daher technisch prüfen. Für den Absender löst das aber nicht automatisch das eigentliche Arbeitsproblem: Die Fehlermeldung kommt oft spät, ist technisch formuliert oder sagt nicht direkt, was in der Rechnung fachlich zu korrigieren ist.

• Sie sehen Fehler, bevor die Rechnung beim Kunden oder Access Point scheitert.
• Sie können XML-Inhalte lesen, ohne selbst XML-Code zu interpretieren.
• Sie erkennen, ob das Problem im Rechnungsinhalt, im Formatprofil oder eher im Versand-/Routingprozess liegt.
• Sie können technische Fehler in verständlichere Rückfragen an ERP, Buchhaltung, Lieferant oder Kundenservice übersetzen.
• Sie vermeiden Verzögerungen bei Freigabe und Zahlung, weil Korrekturen früher passieren.

• Ihr ERP exportiert eine XML-Rechnung und der Kunde verlangt Versand über Peppol.
• Ein Access Point oder Portal lehnt eine Rechnung ab, aber die Fehlermeldung ist schwer verständlich.
• Sie erhalten eine ZUGFeRD-Datei und möchten prüfen, ob das eingebettete XML zur sichtbaren Rechnung passt.
• Ein öffentlicher Auftraggeber erwartet eine Käuferreferenz oder Leitweg-ID, und Sie möchten die Rechnung vor dem Versand prüfen.
• Sie wollen einem Lieferanten konkret sagen, welche Pflichtangabe, welcher Betrag oder welche Referenz korrigiert werden muss.

• Exportieren Sie die E-Rechnung aus ERP, Rechnungssoftware oder Generator.
• Prüfen Sie die Datei mit E-Rechnung Check, bevor sie an Access Point, Portal oder Kunden geht.
• Lesen Sie die wichtigsten Rechnungsdaten in einer verständlichen Ansicht: Verkäufer, Käufer, Rechnungsnummer, Beträge, Steuern, Zahlungsdaten und Referenzen.
• Ordnen Sie Fehler nach Ursache ein: XML/Syntax, XRechnung oder EN-16931-Regel, ZUGFeRD-Einbettung, Käuferreferenz oder fachliche Datenqualität.
• Korrigieren Sie die Daten im Ursprungssystem und erzeugen Sie die Datei neu, statt die exportierte XML-Datei manuell zu verändern.
• Senden Sie die geprüfte Datei anschließend über den vorgesehenen Kanal: Peppol, Portal-Upload, E-Mail oder ERP.

E-Rechnung Check ersetzt weder den Peppol Access Point noch die Empfängeradresse im Netzwerk. Für den tatsächlichen Versand brauchen Sie weiterhin einen Peppol-fähigen Dienstleister, ein ERP mit Access-Point-Anbindung oder den vom Kunden vorgegebenen Kanal.

Auch Empfänger können zusätzliche Anforderungen haben. Besonders im öffentlichen Bereich spielen Käuferreferenz, Leitweg-ID und interne Routingvorgaben eine Rolle. Die Vorabprüfung reduziert Fehler, garantiert aber nicht, dass jeder kundenspezifische Portalprozess automatisch erfüllt ist.