Fehler bei Bestellnummer und Vertragsreferenz

Eine erwartete Bestellnummer, Vertragsreferenz oder Käuferreferenz fehlt, steht im falschen Feld oder entspricht nicht der Empfängervorgabe.

• Bestellnummer steht nur im Freitext.
• ERP verwechselt Käuferreferenz und Vertragsnummer.
• B2G-Routingdaten fehlen.
• Kunde verlangt projektspezifische Referenzen.

Klären Sie mit dem Empfänger, welche Referenz in welches Feld gehört. Danach sollten Kundenstammdaten und Auftragserfassung angepasst werden.

Referenzen sind für den Empfänger oft der Schlüssel zur internen Zuordnung. Eine Rechnung kann inhaltlich richtig sein und trotzdem abgelehnt werden, wenn Einkauf, Projekt, Kostenstelle oder öffentlicher Auftraggeber sie nicht zuordnen können. Deshalb sind Bestellnummer, Vertragsreferenz, Käuferreferenz und Leitweg-ID keine austauschbaren Texte.

Der Fehler entsteht oft, weil Lieferanten die gewünschte Angabe zwar irgendwo sichtbar machen, aber nicht im erwarteten strukturierten Feld. Für Menschen ist ein Freitext im PDF hilfreich. Für Portale, ERP-Systeme und automatische Prüfungen zählt aber, ob die Referenz dort steht, wo der Empfänger sie ausliest.

• Ablehnungsgrund und erwartete Referenz beim Empfänger konkret erfragen.
• Bestellnummer, Vertragsreferenz, Käuferreferenz und Leitweg-ID getrennt erfassen.
• Prüfen, ob die Referenz nur im PDF oder auch im strukturierten XML-Feld steht.
• Kundenstammdaten, Auftrag oder Exportmapping korrigieren.
• Neue Datei erzeugen, validieren und erst dann erneut senden.

Ein Kunde lehnt eine Rechnung ab, weil die Bestellnummer fehlt. Der Lieferant findet sie im PDF-Freitext und ist irritiert. Im XML steht die Bestellnummer aber nicht im strukturierten Referenzfeld, sondern in einer allgemeinen Bemerkung. Die Rechnung muss neu exportiert werden, nachdem Auftragserfassung oder Mapping die Bestellnummer in das richtige Feld übergeben.