Fehler bei Zahlungsbedingungen

Die Rechnung enthält unklare, widersprüchliche oder nicht strukturiert auswertbare Zahlungsinformationen.

• Fälligkeitsdatum fehlt.
• Zahlungsziel steht nur als Freitext im PDF.
• Skonto wird nicht in passenden Datenfeldern beschrieben.
• Zahlungsmittel und Bankdaten passen nicht zusammen.

Erfassen Sie Zahlungsziel, Fälligkeit, Zahlungsart und Bankverbindung im ERP als strukturierte Daten. Freitext kann ergänzen, sollte aber nicht die einzige Quelle sein.

Zahlungsbedingungen sind nicht nur ein Satz am Ende der Rechnung. Für die maschinelle Verarbeitung hängen Zahlungsziel, Fälligkeitsdatum, Zahlungsart, Zahlungsempfänger, IBAN, Zahlungsreferenz und mögliche Skontoangaben zusammen. Wenn eines dieser Elemente nur im Freitext steht oder einem anderen Zahlungsprozess widerspricht, wird die Rechnung schwer automatisierbar.

Ein Beispiel: Eine Rechnung nennt im Text 'zahlbar innerhalb von 14 Tagen mit 2 Prozent Skonto', exportiert aber kein Fälligkeitsdatum und keine eindeutige Zahlungsbedingung. Menschen verstehen den Satz, ein Zahlungslauf kann daraus aber nicht immer zuverlässig eine Frist, einen Skontobetrag und eine Zahlungsreferenz ableiten.

• Zuerst blockierende Validierungsfehler beheben.
• Danach Zahlungsdaten prüfen, die Zahlungsläufe oder Betrugsprüfung beeinflussen.
• Skonto und Zahlungsziel fachlich mit den vereinbarten Konditionen vergleichen.
• Wiederkehrende Fehler in Lieferanten- oder Kundenstammdaten korrigieren.
• Nach Änderung eine Testrechnung inklusive Zahlungslauf-Sicht prüfen.

Es reicht nicht, eine unklare Zahlungsbedingung im PDF-Layout schöner zu formulieren, wenn die strukturierten Werte unverändert bleiben. Ebenso sollte eine IBAN nicht nur für eine einzelne Datei korrigiert werden, wenn sie aus falschen Stammdaten stammt. Der Zweck der Korrektur ist ein stabiler Zahlungsprozess, nicht nur ein grüner Bericht für einen Einzelfall.