Fehler bei Gutschriften und Korrekturrechnungen

Dokumenttyp, Beträge, Vorzeichen oder Referenz auf die ursprüngliche Rechnung passen nicht zur Art der Korrektur.

• Negative Rechnung statt passendem Dokumenttyp für eine Gutschrift/Credit Note.
• Korrekturgrund steht nur im Freitext.
• Ursprüngliche Rechnungsnummer fehlt.
• Steuerbeträge behalten falsches Vorzeichen.

Klären Sie fachlich, ob es sich um Gutschrift, Storno oder Korrekturrechnung handelt. Danach müssen Dokumenttyp, Referenzen und Summen konsistent exportiert werden.

Bei Korrekturen reicht es nicht, Beträge negativ zu machen oder einen Hinweis ins PDF zu schreiben. Der strukturierte Dokumenttyp, die Referenz auf den ursprünglichen Beleg, die Vorzeichenlogik und die Steuergruppen müssen zusammen den fachlichen Vorgang abbilden.

Ein Empfänger muss erkennen können, ob eine Rechnung vollständig storniert, teilweise korrigiert, als Gutschrift erstellt oder durch eine neue Rechnung ersetzt wird. Wenn diese Unterscheidung nur im Freitext steht, kann die automatische Verarbeitung scheitern oder der Beleg wird falsch gebucht.

• Fachlichen Vorgang bestimmen: Gutschrift, Storno, Teilkorrektur oder neue Rechnung.
• Dokumenttyp im ERP und im XML prüfen.
• Referenz auf Originalrechnung strukturiert erfassen.
• Vorzeichen für Positionen, Steuer und Zahlbetrag gemeinsam prüfen.
• Steuergruppen nach der Korrektur neu berechnen.
• Empfängeranforderung prüfen und korrigierte Datei validieren.

Eine Rechnung über 1.000 Euro wird vollständig storniert. Das ERP erzeugt eine normale Rechnung mit negativen Positionen, aber ohne Referenz auf die ursprüngliche Rechnung. Der Empfänger kann den Beleg nicht eindeutig zuordnen. Die Korrektur besteht darin, den passenden Korrekturvorgang im ERP zu nutzen, die Originalrechnung strukturiert zu referenzieren und die Summen inklusive Steuer korrekt zu exportieren.