Recht und Fristen
E-Rechnung und GoBD-Aufbewahrung: Was wichtig ist
Validierung ist nicht Archivierung. Nach der Prüfung muss klar sein, welche Rechnung wie unverändert, lesbar und nachvollziehbar aufbewahrt wird.
Zuletzt fachlich geprüft: 3. Juni 2026
Direkte Antwort
Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Nach der BMF-FAQ gilt für Unternehmer umsatzsteuerlich eine Aufbewahrungspflicht für ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung von acht Jahren.
Eine lesbare PDF-Ansicht, ein Viewer-Ausdruck oder ein Validierungsbericht kann die Arbeit erleichtern, ersetzt aber nicht automatisch die strukturierte Originalrechnung.
Quelle und Stand
Die BMF-FAQ verweist auf § 14b UStG und auf die GoBD, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025. Diese Seite ist eine technische Orientierung, keine steuerliche Archivierungsberatung.
Validierung ist kein Archiv
Ein Online-Validator zeigt, ob eine Datei technisch und fachlich prüfbar ist. Er ersetzt aber nicht das eigene Aufbewahrungssystem und keine interne Verfahrensdokumentation.
Der Prüfbericht sollte als Hilfsdokument abgelegt werden: nützlich für Lieferantenkommunikation, Fehleranalyse und interne Freigabe, aber getrennt von der Originalrechnung. Wenn die Originaldatei gelöscht wird, hilft der Bericht allein nicht.
Was genau aufbewahrt werden sollte
| Objekt | Aufbewahrungsrolle | Praxisnotiz |
|---|---|---|
| Reine XRechnung-XML | Originalrechnung mit strukturierten Rechnungsdaten. | XML unverändert sichern; Viewer nur ergänzend. |
| ZUGFeRD/Factur-X-PDF | Container mit PDF-Bild und eingebettetem XML. | Datei unverändert speichern; XML-Teil bleibt für Verarbeitung maßgeblich. |
| Extrahiertes XML | Kann für Prüfung und Import genutzt werden. | Nicht mit dem unveränderten Originalcontainer verwechseln. |
| Validierungsbericht | Hilfsdokument für Fehleranalyse und Freigabe. | Getrennt einordnen; ersetzt nicht die Originalrechnung. |
| Interne Freigabe oder Buchungsvermerk | Prozessnachweis. | Mit Rechnung verknüpfen, aber nicht in die Originaldatei hineineditieren. |
Praktischer Prozess vom Eingang bis Archiv
| Schritt | Ziel | Fehler vermeiden |
|---|---|---|
| 1. Eingang sichern | Originaldatei unverändert übernehmen. | Datei nicht umbenennen oder konvertieren, ohne Original zu erhalten. |
| 2. Lesbar machen | Buchhaltung kann Inhalt prüfen. | Viewer-PDF nicht als alleiniges Archivdokument speichern. |
| 3. Validieren | Formale und fachliche Fehler erkennen. | Temporäre Prüfdaten nicht mit Archivdaten verwechseln. |
| 4. Freigeben und buchen | Interne Verantwortlichkeit dokumentieren. | Freigabevermerke nicht in der Originaldatei ändern. |
| 5. Archivieren | Unversehrtheit, Auffindbarkeit und Zugriff sicherstellen. | Original XML oder ZUGFeRD-Datei nicht nach Zahlungsfreigabe löschen. |
Typische Missverständnisse
- Ein heruntergeladenes PDF aus einem Viewer ersetzt nicht automatisch die ursprüngliche XML-Rechnung.
- Ein Validierungsbericht ist kein Archiv und keine Verfahrensdokumentation.
- Ein ZUGFeRD-PDF sollte nicht auf den Bildteil reduziert werden; der eingebettete strukturierte Teil ist entscheidend.
- Temporäre Upload- oder Prüfsysteme sollten nicht als Langzeitarchiv betrachtet werden.
- Datenschutz und Aufbewahrung sind getrennte Fragen: kurze Verarbeitung im Validator entbindet nicht vom eigenen Archivprozess.
Praktische Checkliste
- Achtjährige Aufbewahrungspflicht mit Steuerberatung und Archivsystem abgleichen
- Original XML oder ZUGFeRD/Factur-X-Datei sichern
- Strukturierten Teil unverändert erhalten
- Lesbare Ansicht nur ergänzend zur Originaldatei behandeln
- Validierungsbericht als Hilfsdokument behandeln
- Freigabe-, Buchungs- und Korrekturprozess dokumentieren
- Temporäre Prüfdaten regelmäßig vom Archiv trennen
Praktischer Merksatz
Ein Prüfbericht erklärt die Rechnung. Er ersetzt nicht die aufbewahrungspflichtige Originalrechnung.