Formate und Standards
PDF/A-3 und eingebettete XML bei ZUGFeRD
ZUGFeRD verbindet ein sichtbares PDF mit einer eingebetteten XML. Für die Verarbeitung ist diese XML der entscheidende Teil.
Zuletzt fachlich geprüft: 3. Juni 2026
Direkte Antwort
PDF/A-3 erlaubt, Dateien in ein PDF einzubetten. ZUGFeRD nutzt das, um die strukturierte XML-Rechnung zusammen mit der sichtbaren PDF-Rechnung auszuliefern.
PDF/A-3 ist dabei der Container, nicht der Beweis für eine gültige E-Rechnung. Entscheidend ist, ob die richtige XML eingebettet ist, welches Profil sie nutzt und ob PDF und XML fachlich zusammenpassen.
Container, XML und Profil unterscheiden
| Ebene | Was sie leistet | Was sie nicht beweist |
|---|---|---|
| PDF/A-3 | Erlaubt die Einbettung zusätzlicher Dateien in ein archivfähiges PDF. | Beweist nicht, dass die XML vorhanden, valide oder passend ist. |
| Eingebettete XML | Trägt die strukturierten Rechnungsdaten für Software. | Beweist nicht automatisch EN-16931-Konformität. |
| Profilkennung | Zeigt, ob MINIMUM, BASIC, EN16931, EXTENDED oder XRECHNUNG genutzt wird. | Beweist nicht, dass alle Business Rules bestanden sind. |
| Validierungsbericht | Erklärt Fehler und Profilprüfung. | Ersetzt nicht die unveränderte Originaldatei. |
Welche Rolle die XML spielt
Die PDF-Ansicht hilft Menschen beim Lesen. Die XML hilft Software beim Prüfen, Buchen und Weiterverarbeiten. Bei Abweichungen ist genau zu prüfen, welche Daten als maßgeblich gelten.
Für Buchhaltung und Aufbewahrung sollte die Originaldatei unverändert gesichert werden. Ein aus einem Viewer erzeugtes PDF oder ein extrahiertes XML allein ist nicht automatisch dasselbe wie der ursprüngliche ZUGFeRD/Factur-X-Container.
Typische technische Fehler
- XML ist nicht oder falsch eingebettet.
- PDF und XML enthalten unterschiedliche Rechnungsdaten.
- Die XML nutzt ein anderes Profil als erwartet.
- Die Datei ist PDF, aber nicht korrektes PDF/A-3.
Praktischer Prüfablauf
- Dateityp und PDF/A-3-Eigenschaften prüfen.
- Eingebettete XML extrahieren oder vom Validator lesen lassen.
- XML gegen Profil und Geschäftsregeln validieren.
- PDF und XML bei kritischen Beträgen vergleichen.
Praktische Checkliste
- PDF/A-3 und XML-Einbettung prüfen
- Profil der XML erkennen
- XML fachlich validieren
- PDF/XML-Abweichungen untersuchen
- Originaldatei unverändert aufbewahren
Praktischer Merksatz
Bei ZUGFeRD ist das PDF die lesbare Hülle. Die eingebettete XML trägt die strukturierten Rechnungsdaten.