Eine ZUGFeRD-Datei prüfen

Prüfen Sie bei ZUGFeRD immer zwei Ebenen: die sichtbare PDF-Rechnung und den eingebetteten XML-Datensatz. Beide müssen fachlich zusammenpassen, sonst entsteht ein Risiko für Verarbeitung und Freigabe.

1. Datei als PDF öffnen und Basisdaten prüfen.
2. Eingebetteten XML-Datensatz erkennen.
3. Profil und Format validieren.
4. Beträge, Steuer, Rechnungsnummer und Referenzen zwischen PDF und XML abgleichen.
5. Fehlerbericht exportieren, wenn die XML nicht valide ist.

Ein PDF kann korrekt aussehen, während die eingebettete XML falsche Beträge, falsche Steuerdaten oder fehlende Pflichtangaben enthält. Für die maschinelle Verarbeitung zählt die XML.

ZUGFeRD und Factur-X verbinden eine menschenlesbare PDF/A-3-Datei mit einem eingebetteten strukturierten XML-Datensatz. Das ist praktisch, weil Buchhaltung und Freigabe weiterhin ein sichtbares Dokument lesen können. Gleichzeitig darf diese Bequemlichkeit nicht darüber hinwegtäuschen, dass die maschinelle Verarbeitung den XML-Datensatz auswertet.

Wenn PDF und XML voneinander abweichen, entsteht ein gefährlicher Zwischenzustand: Menschen geben möglicherweise die sichtbare Rechnung frei, während Software andere Beträge, Steuerdaten oder Referenzen verarbeitet. Deshalb sollte jede ZUGFeRD-Prüfung bewusst beide Ebenen vergleichen.

Nicht jedes ZUGFeRD-Profil ist für denselben Zweck geeignet. Für EN-16931-nahe Prozesse ist entscheidend, ob der eingebettete XML-Datensatz zum erwarteten Profil passt und ob der Empfänger ZUGFeRD/Factur-X überhaupt akzeptiert. Bei öffentlichen Auftraggebern oder Portalen kann XRechnung verlangt werden, auch wenn eine hybride PDF-Datei technisch valide wirkt.

1. PDF öffnen und sichtbare Basisdaten prüfen: Lieferant, Datum, Nummer, Betrag, Steuer und Zahlung.
2. Eingebettete XML erkennen und Profil auslesen.
3. XML validieren und Fehlerbericht speichern.
4. Rechnungsnummer, Beträge, Steuer, Referenzen und Zahlungsdaten zwischen PDF und XML vergleichen.
5. Bei Abweichung keine manuelle PDF-Korrektur vornehmen, sondern eine neu erzeugte Datei anfordern oder exportieren.
6. Korrigierte Datei erneut vollständig prüfen.

Kleine Darstellungsunterschiede sind nicht automatisch kritisch. Kritisch wird es, wenn strukturierte Werte betroffen sind, die Buchung, Zahlung, Steuerlogik oder Empfängerzuordnung steuern. Dazu gehören Bruttobetrag, Steuerbasis, IBAN, Käuferreferenz, Leistungsdatum, Rechnungsnummer und Lieferantendaten.

Wiederholte Abweichungen sollten nicht einzeln per Hand korrigiert werden. Sie zeigen meist ein Problem im ERP-Export, im PDF-Template, in der ZUGFeRD-Erzeugung oder in Stammdaten. Dann sollte das ERP- oder Software-Team den Exportprozess korrigieren.

Ein Lieferant sendet ein ZUGFeRD-PDF, das sichtbar 1.190 Euro brutto zeigt. Im eingebetteten XML steht aber ein anderer Steuerbetrag, weil ein Rabatt nur im PDF-Layout, nicht im strukturierten Datensatz berücksichtigt wurde. Die Buchhaltung sieht zunächst keinen Fehler, der Validierungsbericht und der XML-Abgleich zeigen jedoch die Abweichung. Die richtige Reaktion ist nicht, das PDF manuell zu akzeptieren, sondern eine neu erzeugte Datei mit konsistentem PDF und XML anzufordern.

Nach der Prüfung sollte klar sein, welches Profil erkannt wurde, ob die XML valide ist, ob PDF und XML dieselben geschäftlichen Kerndaten zeigen und ob die Datei im Empfängerprozess verarbeitet werden kann. Wenn eine dieser Fragen offen bleibt, ist die ZUGFeRD-Datei noch nicht wirklich geprüft, sondern nur angesehen.