Recht und Fristen
Zustimmung des Empfängers: E-Rechnung, PDF und Übergangsregeln richtig einordnen
Die Zustimmung des Empfängers ist seit 2025 kein pauschales Ja-oder-Nein-Thema mehr. Entscheidend ist, ob eine echte E-Rechnung, eine Papierrechnung oder eine sonstige elektronische Rechnung wie ein PDF verwendet wird.
Zuletzt fachlich geprüft: 3. Juni 2026
Direkte Antwort
Für eine echte E-Rechnung im Pflichtbereich braucht der Rechnungsaussteller keine gesonderte Zustimmung des Empfängers. Der Empfänger muss seit 2025 grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
Anders ist es bei einer sonstigen elektronischen Rechnung, zum Beispiel einem normalen PDF per E-Mail. Während der Übergangsfristen kann ein solches Format zwar noch verwendet werden, aber wie bisher nur, wenn der Empfänger diesem elektronischen Format zustimmt. Eine Papierrechnung kann in den Übergangsfällen ohne diese elektronische Zustimmung verwendet werden.
Wichtig
Diese Seite behandelt die Zustimmung als Versand- und Kundenstammdatenfrage. Ob ein konkreter Umsatz in den Pflichtbereich, eine Ausnahme oder eine Übergangsregel fällt, wird im Hauptleitfaden zur E-Rechnungspflicht erklärt.
Entscheidungstabelle
| Fall | Zustimmung des Empfängers? | Praktische Einordnung |
|---|---|---|
| Pflichtfall mit strukturierter E-Rechnung | Keine gesonderte Zustimmung für die E-Rechnung erforderlich. | Format und Übermittlungsweg trotzdem mit dem Kunden klären, damit die Datei verarbeitet werden kann. |
| PDF per E-Mail als sonstige elektronische Rechnung während Übergangsfrist | Zustimmung erforderlich. | Zustimmung und bevorzugte Adresse im Kundenstamm dokumentieren; PDF nicht als E-Rechnung bezeichnen. |
| Papierrechnung während Übergangsfrist | Keine Zustimmung zu einem elektronischen Format erforderlich. | Kann übergangsweise zulässig sein, löst aber keine digitale Verarbeitung beim Empfänger. |
| EDI-Verfahren, das noch nicht alle E-Rechnungsanforderungen erfüllt | Übergangsregel und Vereinbarung prüfen. | Technisches Verfahren, Extraktion der Pflichtangaben und Ende der Übergangsfrist dokumentieren. |
| Freiwillige strukturierte Rechnung außerhalb eines Pflichtfalls | Zivilrechtliche Abstimmung sinnvoll. | Kundenerwartung, Format, Empfangsadresse und Archivprozess vorab klären. |
Was Zustimmung nicht ersetzt
- Zustimmung zu einem PDF macht das PDF nicht zu einer E-Rechnung im neuen gesetzlichen Sinn.
- Zustimmung ersetzt keine Pflichtangaben im strukturierten Teil einer E-Rechnung.
- Zustimmung ersetzt keine Validierung gegen Format- und Geschäftsregeln.
- Zustimmung löst keine B2G-Portalvorgaben, Leitweg-ID oder Käuferreferenz.
- Zustimmung beantwortet nicht automatisch, ob eine Ausnahme oder Übergangsregel steuerlich greift.
Kundenstammdaten sauber pflegen
Unternehmen sollten Zustimmung nicht als einzelne E-Mail im Postfach verlieren. Sinnvoll ist ein Kundenstammdatensatz, der Formatwunsch, Empfangsadresse, Pflichtreferenzen, bevorzugten Übermittlungsweg und den Status der Zustimmung enthält.
| Feld im Kundenstamm | Warum es wichtig ist |
|---|---|
| Format | XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X, PDF als sonstige Rechnung oder Papier dürfen nicht vermischt werden. |
| Empfangsweg | E-Mail, Portal, Schnittstelle oder anderer Weg müssen operativ erreichbar sein. |
| Zustimmung für sonstige elektronische Rechnung | Wichtig, wenn während Übergangsfristen PDF oder andere nicht strukturierte elektronische Formate genutzt werden. |
| Käuferreferenz oder Leitweg-ID | Vermeidet Ablehnung durch fehlende Routing- oder Referenzdaten. |
| Gültig ab/bis | Hilft, Übergangsfristen und Kundenumstellungen nachvollziehbar zu steuern. |
Typische Fehler
- Ein alter PDF-Zustimmungssatz wird als Freigabe für jede Art von E-Rechnung interpretiert.
- Das ERP versendet weiterhin PDFs, obwohl der Kunde ab einem Datum strukturierte Rechnungen verlangt.
- Eine strukturierte Rechnung wird an eine allgemeine Kontaktadresse geschickt, obwohl der Kunde ein Portal oder eine spezielle Inbox verlangt.
- B2B-Käuferreferenz und B2G-Leitweg-ID werden verwechselt.
- Während der Übergangsfrist wird nicht dokumentiert, warum Papier, PDF oder E-Rechnung gewählt wurde.
Abgrenzung zum Hauptleitfaden
Diese Seite ist eine operative Ergänzung zum Hauptleitfaden. Sie hilft, Zustimmung und Kundenanforderungen im Versandprozess richtig abzubilden, ohne die vollständige rechtliche Prüfung der E-Rechnungspflicht zu ersetzen.
Praktische Checkliste
- Pflichtfall, Übergangsfall oder freiwilligen Fall unterscheiden
- PDF als sonstige elektronische Rechnung getrennt von E-Rechnung kennzeichnen
- Zustimmung für PDF oder anderes elektronisches Nicht-E-Rechnungsformat dokumentieren
- Format, Empfangsweg, Käuferreferenz und Leitweg-ID im Kundenstamm pflegen
- Kundenumstellungen mit Gültigkeitsdatum dokumentieren
- Vor Versand validieren, ob das gewählte Format zur Kundenanforderung passt
Praktischer Merksatz
Für echte Pflicht-E-Rechnungen ist Zustimmung nicht der Engpass. Für PDF und andere sonstige elektronische Rechnungen bleibt Zustimmung während der Übergangsphase relevant.